Diagram Examples from Real Visitor Prompts

Personalabteilung erhält über einen zentral dokumentierten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt den Hinweis auf die anstehende Überprüfung → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit dem Anlass, der erforderlichen Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft überprüft die Funktionsbeschreibung vollständig auf ihre Aktualität → wurden Änderungen festgestellt, nimmt die Führungskraft die erforderlichen Anpassungen vor und stimmt diese mit dem jeweiligen Stelleninhaber bzw. den betroffenen Mitarbeitenden ab → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab und händigt die Funktionsbeschreibung an den jeweiligen Mitarbeiter aus. Wurden bei der Überprüfung keine Änderungen festgestellt, informiert die Führungskraft die Personalabteilung per E-Mail über die weiterhin bestehende Aktualität der Funktionsbeschreibung → nach erhalt der E-Mail legt die Personalabteilung den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“), Mitarbeiter ist dabei einen eigene Line.

Personalabteilung erhält über einen zentral dokumentierten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt den Hinweis auf die anstehende Überprüfung → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit dem Anlass, der erforderlichen Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft überprüft die Funktionsbeschreibung vollständig auf ihre Aktualität → wurden Änderungen festgestellt, nimmt die Führungskraft die erforderlichen Anpassungen vor und stimmt diese mit dem jeweiligen Stelleninhaber bzw. den betroffenen Mitarbeitenden ab → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab und händigt die Funktionsbeschreibung an den jeweiligen Mitarbeiter aus. Wurden bei der Überprüfung keine Änderungen festgestellt, informiert die Führungskraft die Personalabteilung per E-Mail über die weiterhin bestehende Aktualität der Funktionsbeschreibung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“).

Personalabteilung erhält die Information über eine erforderliche Aktualisierung bzw. Überarbeitung als nachricht → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft nimmt die erforderlichen Änderungen an der bestehenden Funktionsbeschreibung vor → Führungskraft informiert den jeweiligen Stelleninhaber bzw. die betroffenen Mitarbeitenden über die vorgenommenen Änderungen → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Plausibilität → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab. Personalabteilung stellt die finale Funktionsbeschreibung dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“), geht die zeichnung etwas breiter bzw. auseinader damit sich die einzelnen Symbole nicht überschneiden und klar lesbar sind.

Personalabteilung erhält die Information über eine erforderliche Aktualisierung bzw. Überarbeitung als nachricht → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft nimmt die erforderlichen Änderungen an der bestehenden Funktionsbeschreibung vor → Führungskraft informiert den jeweiligen Stelleninhaber bzw. die betroffenen Mitarbeitenden über die vorgenommenen Änderungen → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Plausibilität → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab. Personalabteilung stellt die finale Funktionsbeschreibung dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“).

Personalabteilung erhält die Information über eine erforderliche Aktualisierung bzw. Überarbeitung als nachricht → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft nimmt die erforderlichen Änderungen an der bestehenden Funktionsbeschreibung vor → Führungskraft informiert den jeweiligen Stelleninhaber bzw. die betroffenen Mitarbeitenden über die vorgenommenen Änderungen → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Plausibilität → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei weiterem Anpassungsbedarf erfolgt eine erneute Rückgabe und Überarbeitung → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab. Personalabteilung stellt die finale Funktionsbeschreibung dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“).

bei der Überarbeitung stimmt die Zeichnung noch nicht ganz da die ja durch die Führungskraft erfolgt und erst dann an die Personalabteilung zurück geht.

Personalabteilung erhält die Information über eine erforderliche Aktualisierung bzw. Überarbeitung → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die bestehende Funktionsbeschreibung als Anlage bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlage → Führungskraft nimmt die erforderlichen Änderungen an der bestehenden Funktionsbeschreibung vor → Führungskraft informiert den jeweiligen Stelleninhaber bzw. die betroffenen Mitarbeitenden über die vorgenommenen Änderungen → Führungskraft übermittelt die überarbeitete Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Plausibilität → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Hinweis auf den weiteren Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei weiterem Anpassungsbedarf erfolgt eine erneute Rückgabe und Überarbeitung → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung legt die Personalabteilung die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab. Personalabteilung stellt die finale Funktionsbeschreibung dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“).

Personalabteilung erhält die Information über die Schaffung einer neuen Stelle → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die erforderlichen Dokumente bzw. Dateien als Anlagen bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlagen → Führungskraft erstellt die Funktionsbeschreibung einschließlich des integrierten Anforderungsprofils anhand der Vorlage und Ausfüllhilfe → Führungskraft übermittelt die fertiggestellte Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei weiterem Anpassungsbedarf erfolgt eine erneute Rückgabe und Überarbeitung → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung übermittelt die Personalabteilung diese an den Arbeitgeberverband → Arbeitgeberverband überprüft die Funktionsbeschreibung und nimmt die tarifliche Eingruppierung vor. Arbeitgeberverband übermittelt die geprüfte und eingruppierte Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung zurück → Personalabteilung legt die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab → Personalabteilung stellt sie dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“), bitte so zeichnen dass es keine Überschneidung der einzelnen Symbole gibt und die Beschreibungen in den Kästen sind.

nun bitte nur die Abläufe so lassen jedoch etwas auseinander zeichnen damit es keine Überlappung der einzelnen Aufgaben und Symbole gibt

Personalabteilung erhält die Information über die Schaffung einer neuen Stelle → Personalabteilung sendet eine Informations-E-Mail mit Auslöser, erforderlicher Handlung und relevanten Informationen an die zuständige Führungskraft und fügt die erforderlichen Dokumente bzw. Dateien als Anlagen bei → Führungskraft erhält die E-Mail einschließlich der Anlagen → Führungskraft erstellt die Funktionsbeschreibung einschließlich des integrierten Anforderungsprofils anhand der Vorlage und Ausfüllhilfe → Führungskraft übermittelt die fertiggestellte Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die Funktionsbeschreibung → bei erforderlichen Anpassungen gibt die Personalabteilung die Funktionsbeschreibung mit Änderungsbedarf an die Führungskraft zurück → Führungskraft überarbeitet die Funktionsbeschreibung und übermittelt sie erneut an die Personalabteilung → Personalabteilung prüft die überarbeitete Funktionsbeschreibung erneut → bei weiterem Anpassungsbedarf erfolgt eine erneute Rückgabe und Überarbeitung → bei vollständiger und plausibler Funktionsbeschreibung übermittelt die Personalabteilung diese an den Arbeitgeberverband → Arbeitgeberverband überprüft die Funktionsbeschreibung und nimmt die tarifliche Eingruppierung vor. Arbeitgeberverband übermittelt die geprüfte und eingruppierte Funktionsbeschreibung an die Personalabteilung zurück → Personalabteilung legt die finale Funktionsbeschreibung am zentralen Ablageort ab → Personalabteilung stellt sie dem jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung → Personalabteilung legt den nächsten Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt fest und dokumentiert diesen zentral → Prozess endet mit der Dokumentation des neuen Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkts (BPMN-Endereignis in der Swimlane „Personalabteilung“).

nein so wie zwei schritte zuvor

nein so wie es zuvor war nur mit Ergänzung des Arbeitgeberverbands da der die Funktionsbeschreibung von der Personalabteilung erhält, prüft und tariflich Eingruppiert und anschließend zurück schickt. Und eben etwas auseinander gezeichnet damit keine Überlappungen entstehen

nun fehlt noch der Arbeitgeberverband als Line und kannst du das etwas auseinander zeichnen aktuell überlappen die einzelnen Symbole

Information der neuen Stelle erfolgt auch als Nachricht, die Aufforderung ist gleichzeigt auch ein Information der Führungskraft über den Auslöser ebenso werden hierbei zwei Dokumente ( Funktionsbeschreibungsformular und eine Ausfüllhilfe) mitgeschickt, nach Erstellung wird die Funktionsbeschreibung zurück an die Personalabteilung geschickt und dort überprüft, bei Änderungen erhält die Führungskraft die Funktionsbeschreibung zurück überarbeitet sie und schickt sie dann zurück an die Personalabteilung die diese dann wieder prüft. Sind keine Änderungen mehr vorzunehmen schickt die Personalabteilung die erstellte Funktionsbeschreibung an den Arbeitgeberverband und erhält diese samt der tariflichen Eingruppierung wieder zurück, dann legt die Perosnalabteilung die Funktionsbeschreibung auf einem frei zugänglichen Ablageort ab, händigt die Funktionsbeschreibung an den jeweiligen Mitarbeiter aus und legt einen neuen Aktualisierungszeitpunkt fest, bitte ändere das in der aktuellen Darstellung so ab und füge den Mitarbeiter als Line hinzu.

Der Prozess beginnt mit der Information der Personalabteilung über die Schaffung einer neuen Stelle und umfasst die anschließende Aufforderung der zuständigen Führungskraft zur Erstellung der Funktionsbeschreibung, deren Prüfung und gegebenenfalls Überarbeitung sowie die tarifliche Eingruppierung durch den Arbeitgeberverband. Nach abschließender Prüfung wird die Funktionsbeschreibung durch die Personalabteilung abgelegt, dem betreffenden Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und ein neuer Aktualisierungs- bzw. Überprüfungszeitpunkt festgelegt.

A BPMN diagram of a software release process: feature complete, QA testing, staging deployment, release review, production rollout

A BPMN diagram of a customer support ticket workflow: customer submits ticket, agent triages, specialist resolves or escalates, customer confirms resolution

A BPMN diagram of a purchase-order approval process across three lanes: requester submits a PO, manager reviews and approves or rejects, finance releases payment

Create a BPMN swimlane diagram for the PPM process “Build Strategy & Project Initiation.” Use swimlanes for Commercial/Business Development, PPM, Engineering, Production, SCM, Operations, QA, and Management. The process starts when a new project is awarded or project scope and customer requirements are received. Commercial/BD provides the contract, project scope, customer requirements, vessel specifications, and commercial commitments to PPM. PPM reviews the requirements and establishes the initial project planning basis. Engineering provides technical requirements and design considerations; Production provides manufacturing capability and capacity information; SCM provides procurement and supplier considerations; Operations provides dock, berth, crane, infrastructure and utility constraints; QA provides quality and inspection requirements. PPM consolidates these inputs and develops the project execution strategy, initial milestones, planning assumptions, major interfaces and preliminary risks. Management reviews the proposed strategy. If the strategy and project planning basis are not acceptable, PPM revises them; if approved, the project proceeds to detailed project planning and WBS development. Show the major handoffs and the Management approval decision clearly.

Build Strategy & Project Initiation L2/L3 PPM, Engineering, Production, SCM, Operations, QA

A BPMN diagram of a purchase-order approval process across three lanes: requester submits a PO, manager reviews and approves or rejects, finance releases payment

A BPMN diagram of a purchase-order approval process across three lanes: requester submits a PO, manager reviews and approves or rejects, finance releases payment

Create a clean, professional BPMN diagram of a veterinary clinic business process on a white background, in a horizontal landscape format suitable for insertion into a thesis. Diagram title: “Business process of an animal visiting a veterinary clinic” Use a single pool called “Veterinary clinic” divided into three horizontal swimlanes: Owner Administration Veterinarian The process should flow predominantly from left to right. In the Owner lane, set: Starting event: “Start” Activity: “Arrival / arranging a visit” At the end of the process, activity: “Pay bill” Ending event: “End” In the Administration lane, after the owner arrives, set an XOR gateway: “Is there an owner and animal on file?” Gateway has two branches: NO → activity "Owner and animal registration" YES → skip logging Both branches are rejoined before the activity: "Logging of visits" After recording the visit, the flow switches to the Veterinarian activity: "Veterinary examination" This is followed by: "Recording the diagnosis" Then the XOR gateway: "Need therapy?" YES → activity "Recording therapy" NO → skip the activity Both branches then lead to the XOR gateway: "Vaccination?" YES → activity "Recording vaccinations" NO → skip activity After that, the process moves to the Administration layer to the activity: "Issuing invoices" After issuing invoices, the process moves to the Owner layer to: "Paying invoices" After payment, the final event follows: "Finishing" Uses standard BPMN symbols: thin circle for start event rounded rectangle for activities rhombus for XOR gateway decisions thicker circle for end event solid arrows for process flow

he current process works as follows: Clients submit support tickets via email, phone, or a web portal. A customer service agent logs the ticket and assigns a priority level. The ticket is assigned to a technical support agent based on availability. The technical support agent investigates and attempts to resolve the issue. If specialised knowledge is required, the ticket may be reassigned to a senior technician. Once resolved, the ticket is closed, and the client is notified. Management wants to improve this process to enhance customer satisfaction, reduce resolution time, and optimise resource allocation. PART 1 QUESTION 1 PROCESS ANALYSIS (Marks: 30) (a) Identify all stakeholders involved in the help desk ticket management process. (5) (b) Document the current "as-is" process in detail, including decision points and interactions between departments. (10) (c) Analyse the inefficiencies, bottlenecks, and challenges in the current process. (10) (d) Outline key performance indicators (KPIs) that should be measured to determine process effectiveness. (5) PART 1 QUESTION 2 PROCESS MODELLING (Marks: 40) In answering the questions. Your diagrams must include: Proper use of swimlanes to represent different departments/roles. Appropriate start and end events. Gateways for decision points. Message flows between different participants. Exception handling for common issues. (a) Create a BPMN diagram representing the "as-is" help desk ticket management process.